Stundenzettel-Generator: Vorlage 2026 zum Ausdrucken

Warum ein Stundenzettel?

Ein Stundenzettel (Arbeitszeitnachweis) dokumentiert, wann Sie gearbeitet haben — für die Gehaltsabrechnung, für Überstunden­nachweise und seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts von 2022 auch, weil Arbeitgeber zur Zeiterfassung verpflichtet sind. Details dazu im Ratgeber Zeiterfassungspflicht. Ein sauber geführtes Blatt schützt beiden Seiten: Streit über geleistete Stunden lässt sich mit einem unterschriebenen Stundenzettel kaum noch führen.

Was muss auf einem Stundenzettel stehen?

Bewährt hat sich dieser Mindestinhalt, den unsere Vorlage automatisch vorsieht:

• Name des Mitarbeiters, Personalnummer und Firma
• Zeitraum: Kalenderwoche oder Monat mit Jahr
• Je Tag: Datum, Start, Ende, Pause in Stunden und Minuten
• Netto-Arbeitszeit je Tag — zusätzlich als Dezimalstunden für die Lohnbuchhaltung
• Summenzeile mit Gesamtstunden und Anzahl gearbeiteter Tage
• Unterschriften von Mitarbeiter und Vorgesetztem
• Notizen wie Urlaub, Krankheit oder Feiertag

Woche oder Monat — welche Vorlage passt zu mir?

Wochenblätter (Montag bis Sonntag) passen zu Schichtplänen und wöchentlicher Abrechnung; sie sind klein, übersichtlich und schnell abgezeichnet. Monatsblätter (1. bis 31.) passen zur monatlichen Gehaltsabrechnung und zu DATEV-Importen. Der Generator oben kann beides — umschalten genügt, Wochentage und Monatslänge werden automatisch eingetragen, auch Schaltjahre und Februare.

Nachtarbeit und Nachtschichten eintragen

Endet die Schicht nach Mitternacht (z. B. Start 22:00, Ende 06:00), tragen Sie einfach Start und Ende wie erlebt ein: Der Rechner erkennt automatisch, dass das Ende am Folgetag liegt, und rechnet 22:00 bis 06:00 als 8 Stunden. Die Pausenregelung des ArbZG bleibt davon unberührt.

Excel, DATEV und PDF: drei Wege aus dem Generator

PDF: „Drucken / PDF“ öffnet den Druckdialog — im Browser „Als PDF speichern“ wählen. Es druckt ein A4-Blatt mit deutscher Überschrift, Summen und zwei Unterschriftszeilen. CSV: Die Exportdatei nutzt Semikolon als Trenner und Komma als Dezimalzeichen — genau das Format, das deutsches Excel und die meisten DATEV-Importfilter erwarten. Kopieren: Für eine schnelle E-Mail kopiert der Button die Tabelle als Text in die Zwischenablage.

Pausen automatisch prüfen

Der Generator markiert Tage, an denen die Pause unter dem gesetzlichen Minimum liegt: Ab mehr als 6 Stunden Arbeit sind es mindestens 30 Minuten, ab mehr als 9 Stunden mindestens 45 Minuten (§ 4 ArbZG). Die betroffenen Zellen werden gelb hinterlegt und unterhalb der Tabelle erscheint eine Warnung. Mehr im Ratgeber Pausen nach dem ArbZG.

Leere Vorlagen zum Ausdrucken

Sie wollen von Hand ausfüllen? Die Buttons „Leere Wochen-Vorlage drucken“ und „Leere Monats-Vorlage drucken“ erzeugen ein leeres Blatt im klassischen Layout — ausdrucken, abheften, abzeichnen lassen. Ihre bereits eingegebenen Daten bleiben dabei unangetastet.

Häufige Fragen