Stundenzettel-Vorlage zum Ausdrucken
Laden Sie eine leere Wochen- oder Monatsvorlage als PDF herunter. Im Generator darunter können Sie Ihre Zeiten online eintragen und summieren. Beides ist kostenlos und ohne Anmeldung.
Stundenzettel-Vorlage als PDF herunterladen
Je eine A4-Seite zum Ausfüllen von Hand, mit Pausen, Stundensumme und Unterschriftszeilen.
Die Wochenvorlage hat sieben Tageszeilen, die Monatsvorlage 31. Nicht benötigte Tage streichen Sie durch.
Formel je Tag: Netto = Ende − Start − Pause · Dezimalstunden = Minuten ÷ 60
Keine Rechtsberatung. Angaben ohne Gewähr. Stand 2026.
Ausgefüllter Stundenzettel: Beispiel für eine Woche
Die Musterwoche vom 21. bis 27. September 2026 zeigt fünf Schichten mit insgesamt 37 Stunden und 45 Minuten Arbeitszeit. Am Dienstag gibt es zwei Pausen, am Freitag beginnt eine Nachtschicht. Die Zeiten sind ein Rechenbeispiel zum Ausfüllen der Vorlage.
Auf kleinen Bildschirmen können Sie die Tabelle seitlich verschieben.
| Tag / Datum | Beginn | Ende | Pause (Min.) | Netto (HH:MM) | Dezimalstunden | Notiz |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Mo., 21.09. | 08:00 | 16:30 | 30 | 8:00 | 8,00 | Pause von 12:00 bis 12:30 |
| Di., 22.09. | 08:00 | 17:00 | 45 | 8:15 | 8,25 | Pausen von 10:00 bis 10:15 und 13:00 bis 13:30 |
| Mi., 23.09. | 08:00 | 16:30 | 30 | 8:00 | 8,00 | Pause von 12:00 bis 12:30 |
| Do., 24.09. | 08:00 | 14:00 | 0 | 6:00 | 6,00 | Kurze Schicht ohne Pause |
| Fr., 25.09. | 22:00 | 06:00 | 30 | 7:30 | 7,50 | Ende am 26.09.; Pause von 02:00 bis 02:30 |
| Sa., 26.09. | Keine weitere Schicht; das Ende der Nachtschicht steht in der Freitagszeile. | |||||
| So., 27.09. | Frei, keine Arbeitszeit eingetragen. | |||||
| Summe aus fünf Schichten | 135 | 37:45 | 37,75 | 2 Stunden und 15 Minuten Pause | ||
Mehrere Pausen in einer Zeile eintragen
Der Generator hat pro Tag ein Feld für die gesamte Pausendauer. Am Dienstag addieren Sie 15 und 30 Minuten und tragen 45 ein. Die einzelnen Pausenzeiten können Sie in der Notiz festhalten. Von 08:00 bis 17:00 vergehen 9 Stunden; nach Abzug der 45 Minuten bleiben 8 Stunden und 15 Minuten Arbeitszeit.
Eine Nachtschicht dem Startdatum zuordnen
Tragen Sie die Schicht von Freitagabend in die Zeile für den 25.09. ein: Beginn 22:00, Ende 06:00, Pause 30 Minuten. Weil die Enduhrzeit vor dem Beginn liegt, rechnet der Generator bis zum nächsten Tag. Ergänzen Sie als Notiz „Ende am 26.09.“. Die 7 Stunden und 30 Minuten gehören in diesem Wochenblatt vollständig zur Freitagszeile. Tragen Sie sie am Samstag nicht ein zweites Mal ein.
Dieses Beispiel enthält keine Zeitumstellung. Wenn während einer Schicht die Uhr umgestellt wird, prüfen Sie die verstrichene Zeit mit dem Uhrzeit-Rechner mit Datum und Zeitumstellung. Der Stundenzettel-Generator berechnet die Differenz der eingetragenen Uhrzeiten.
Die Wochenstunden nachrechnen
Die fünf Zeitspannen ergeben zusammen 40 Stunden vor Pausenabzug. Ziehen Sie 135 Minuten Pause ab, bleiben 37:45 Stunden. Als Dezimalzahl sind das 37 + 45 ÷ 60 = 37,75 Stunden. Der Wert 37,45 wäre falsch: Hinter dem Komma steht der Anteil einer Stunde, nicht die Minutenzahl. Weitere Beispiele zeigt der Dezimalstunden-Rechner.
Zum Nachrechnen wählen Sie oben „Woche (Mo–So)“ und als Montag den 21.09.2026. Übertragen Sie die fünf Schichten in den Generator. Die Summenzeile zeigt 135 Minuten Pause, 37:45 netto und 37,75 Dezimalstunden. Mit „Drucken / PDF“ speichern Sie Ihren ausgefüllten Stundenzettel.
Arbeitszeiten für die Abrechnung festhalten
Mit den eingetragenen Arbeits- und Pausenzeiten können Sie Ihre Stunden mit der Lohnabrechnung vergleichen. Arbeitgeber müssen ein System zur Arbeitszeiterfassung einrichten; ein Stundenzettel ist eine mögliche Form. Mehr dazu unter Zeiterfassungspflicht.
Welche Angaben enthält die Vorlage?
Sie können die folgenden Angaben eintragen oder vom Generator berechnen lassen. Nicht jedes Feld ist gesetzlich vorgeschrieben:
- Name des Mitarbeiters, Personalnummer und Firma
- Kalenderwoche oder Monat mit Jahr
- Datum, Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausendauer für jeden Tag
- Tägliche Arbeitszeit nach Abzug der Pause, auch als Dezimalstunden
- Gesamtstunden und Anzahl der gearbeiteten Tage
- Unterschriften von Mitarbeiter und Vorgesetztem
- Notizen wie Urlaub, Krankheit oder Feiertag
Stundenzettel für eine Woche oder einen Monat
Ein Wochenblatt zeigt die Schichten von Montag bis Sonntag. Ein Monatsblatt bündelt die Tage eines Abrechnungsmonats. Wählen Sie die Ansicht passend zu Ihrer Abrechnung. Der Generator trägt die Wochentage ein und berücksichtigt die Monatslänge.
Nachtarbeit und Nachtschichten eintragen
Endet eine Schicht nach Mitternacht, geben Sie Beginn und Ende wie gewohnt ein. Von 22:00 bis 06:00 berechnet der Generator 8 Stunden vor Abzug einer Pause. Gesetzliche Pausenregeln gelten auch für Nachtschichten.
Stundenzettel als PDF speichern
Für ein leeres Blatt nutzen Sie die PDF-Downloads oben. Wenn Sie Ihre Zeiten bereits im Generator eingetragen haben, klicken Sie auf „Drucken / PDF“. Wählen Sie im Druckdialog Ihren Drucker oder „Als PDF speichern“. Das ausgefüllte A4-Blatt enthält die berechneten Summen und Platz für Unterschriften.
Stundenzettel in Excel öffnen
Mit „CSV exportieren“ laden Sie die eingetragenen Zeiten herunter. Öffnen Sie die Datei in Excel über „Daten → Aus Text/CSV“. Die Datei verwendet Semikolons als Trennzeichen und Dezimalkommas für die Stundenwerte.
Für DATEV hängt der Import vom benötigten Dateiformat ab. Über den Kopierbutton können Sie die Tabelle außerdem als Text in die Zwischenablage übernehmen.
Pausen automatisch prüfen
Bei mehr als 6 Stunden Arbeit sind mindestens 30 Minuten Pause vorgesehen, bei mehr als 9 Stunden mindestens 45 Minuten (§ 4 ArbZG). Tragen Sie weniger ein, markiert der Generator die betroffenen Zellen gelb und zeigt unter der Tabelle einen Hinweis. Diese Prüfung betrifft die gesamte Pausendauer. Wann die Pause begann und wie lang einzelne Abschnitte waren, lässt sich aus dem Summenfeld nicht ablesen. Die Regeln erklärt der Ratgeber Pausen nach dem ArbZG.
Leere Vorlagen zum Ausdrucken
Die PDF-Downloads lassen den Zeitraum offen, sodass Sie sie für jede Woche oder jeden Monat verwenden können. Tragen Sie bei Nachtschichten das Enddatum ein und notieren Sie Urlaub oder Krankheit in der Notizspalte.
Für ein leeres Blatt mit den Daten des gewählten Zeitraums nutzen Sie im Generator „Leere Wochen-Vorlage drucken“ oder „Leere Monats-Vorlage drucken“. Bereits eingetragene Daten bleiben dabei erhalten.
Häufige Fragen
Kann ich die Stundenzettel-Vorlage kostenlos nutzen?
Ja. Sie können die Vorlage ohne Anmeldung im Browser ausfüllen, drucken und als CSV exportieren.
Wie erstelle ich ein PDF?
Für ein leeres Blatt laden Sie die Wochen- oder Monatsvorlage direkt als PDF herunter. Für einen ausgefüllten Stundenzettel klicken Sie im Generator auf „Drucken / PDF“ und wählen im Druckdialog „Als PDF speichern“. Beide Varianten sind für A4 eingerichtet.
Kann ich die PDF-Vorlage direkt am Computer ausfüllen?
Die herunterladbaren PDFs sind zum Ausdrucken und handschriftlichen Ausfüllen gedacht. Wenn Sie Ihre Zeiten online eintragen und summieren möchten, verwenden Sie den Generator auf dieser Seite. Anschließend können Sie das ausgefüllte Blatt über den Druckdialog als PDF speichern.
Kann ich den Stundenzettel in Excel oder DATEV importieren?
Der Export ist eine CSV-Datei mit Semikolons und Dezimalkommas. In deutschem Excel können Sie diese meist über „Daten → Aus Text/CSV“ öffnen. Prüfen Sie für DATEV oder andere Lohnsoftware, welches Importformat Ihr System erwartet.
Muss ich Wochenende und Urlaub eintragen?
Tage ohne Arbeit können Sie leer lassen. Urlaub, Krankheit und Feiertage können Sie als Notiz eintragen. Der Generator zählt diese Notizen nicht als geleistete Arbeitsstunden.
Wie lange muss ein Stundenzettel aufbewahrt werden?
Die Frist hängt von der Art der Aufzeichnung und der jeweiligen gesetzlichen Pflicht ab. Für manche Arbeitszeitnachweise gelten zwei Jahre, für Lohnunterlagen können andere Fristen gelten. Prüfen Sie die Anforderungen für Ihren Betrieb.