Zeiterfassung Pflicht: EuGH & BAG 2022 erklärt

Wie es zur Pflicht kam: EuGH 2019, BAG 2022

Der Europäische Gerichtshof entschied 2019 (Rs. C-55/18), dass ein System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit objektiv, verlässlich und zugänglich sein muss. So lassen sich Arbeitszeitgrenzen und Ruhezeiten überprüfen.

Das Bundesarbeitsgericht leitete 2022 aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) eine Pflicht des Arbeitgebers ab, ein solches System einzuführen und zu verwenden. Es geht um Beginn und Ende der Arbeitszeit, einschließlich zusätzlicher Stunden. Für bestimmte Beschäftigtengruppen können gesetzliche Ausnahmen gelten.

Was genau erfasst werden muss?

Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit
Die daraus ermittelte Dauer einschließlich zusätzlicher Stunden
Pausen, damit sich tatsächliche Arbeitszeit und Ruhepausen unterscheiden lassen
Eine Form, in der die Aufzeichnungen verlässlich und zugänglich bleiben

Das BAG verlangt keine bestimmte elektronische Technik. Papier und digitale Systeme kommen grundsätzlich in Betracht. Für einzelne Branchen gelten besondere Vorgaben.

Was passiert bei Verstößen?

Arbeitsschutzbehörden können die Einhaltung der einschlägigen Vorschriften überprüfen. Die Folgen eines Verstoßes hängen von der verletzten Pflicht ab. Eine Zeitaufzeichnung kann helfen, Differenzen zur Lohnabrechnung oder zu vereinbarten Stunden zu erkennen. Sie begründet für sich allein keinen Anspruch auf Überstundenvergütung.

Was können Mitarbeiter jetzt verlangen?

Fragen Sie im Betrieb nach, wie Beginn, Ende und Pausen erfasst werden und wie Sie Ihre Einträge überprüfen können. Pausen und Höchstarbeitszeiten nach §§ 3 und 4 ArbZG gelten unabhängig von der Erfassungsform. Für den eigenen Abgleich helfen der Arbeitszeitrechner für Tageswerte und der Stundenzettel für schriftliche Aufzeichnungen.

Weitere gesetzliche Regeln

Neben der allgemeinen Pflicht aus dem ArbSchG gibt es besondere Dokumentationspflichten, etwa nach dem Mindestlohngesetz für bestimmte Beschäftigungen. Die Voraussetzungen und Aufbewahrungsfristen sind nicht für alle Betriebe gleich. Prüfen Sie die aktuell für Ihren Fall geltenden Vorschriften.

Passende Ratgeber und Tools

Checkliste: Zeiterfassung richtig einführen

Für den Einstieg kann diese Reihenfolge helfen:

Wählen Sie eine für den Betrieb geeignete, verlässliche Erfassungsform.
Halten Sie Beginn und Ende je Arbeitstag fest und machen Sie Pausen nachvollziehbar.
Regeln Sie, wie Beschäftigte Einträge prüfen und Fehler melden können.
Vergleichen Sie die Daten regelmäßig mit Dienstplan und Abrechnung.
Prüfen Sie die für Ihre Aufzeichnungen geltenden Aufbewahrungsfristen.

Der Stundenzettel-Generator erzeugt Wochen- und Monatsvorlagen mit Summen und Unterschriftszeilen. Der CSV-Export kann in einer Tabelle geöffnet werden. Für Lohnsoftware ist das benötigte Importformat zu prüfen.

Häufige Fragen

Ist Zeiterfassung in Deutschland Pflicht?

Grundsätzlich ja. Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 entschieden, dass Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz ein System zur Erfassung von Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einrichten müssen. Für einzelne Beschäftigtengruppen können Ausnahmen gelten.

Gilt die Pflicht für alle Betriebe?

Die Pflicht hängt grundsätzlich nicht von der Betriebsgröße ab. Für bestimmte Beschäftigtengruppen und Branchen können Sonderregeln gelten. Die konkrete Ausgestaltung des Systems richtet sich nach den geltenden Vorgaben.

Muss die Erfassung elektronisch sein?

Das BAG verlangt nicht allgemein eine elektronische Lösung. Ein geeignetes System kann auch auf Papier beruhen, wenn die Zeiten verlässlich erfasst werden. Für einzelne Branchen können speziellere Anforderungen gelten.

Was müssen Arbeitgeber genau aufzeichnen?

Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich zusätzlicher Stunden müssen erfasst werden. Die Dauer lässt sich daraus bestimmen. Pausen sollten nachvollziehbar sein. Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus den jeweils einschlägigen Vorschriften, nicht pauschal aus dem BAG-Beschluss.

Haben Mitarbeiter ein Recht auf Einsicht?

Ein Erfassungssystem muss zugänglich sein. Wie Beschäftigte ihre eigenen Aufzeichnungen einsehen, hängt vom System und den anwendbaren Regeln ab. Für den eigenen Abgleich können sie die Zeiten nachrechnen.