Stundenzettel-Pflicht: Was draufstehen muss

Warum ist Zeiterfassung Pflicht?

Der Europäische Gerichtshof entschied 2019 (Rs. C-55/18), dass Arbeitgeber die tägliche Arbeitszeit objektiv, verlässlich und zugänglich messen müssen. Das dient dem Schutz vor zu langen Arbeitszeiten. Das Bundesarbeitsgericht folgte im September 2022 und leitete diese Pflicht für Deutschland aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG ab. Ein eigenes Gesetz zur konkreten Umsetzung war mehrfach angekündigt; unabhängig davon gilt die Pflicht heute. Mehr zur rechtlichen Grundlage im Ratgeber Zeiterfassungspflicht.

Welche Angaben auf einem Stundenzettel helfen

Name des Mitarbeiters, Personalnummer, Firma
Zeitraum: Kalenderwoche oder Monat mit Jahr
Je Arbeitstag: Datum, Wochentag, Startzeit, Endzeit
Pausen in Minuten (Beginn und Ende oder Gesamtdauer)
Die sich ergebende Nettoarbeitszeit, bei Bedarf zusätzlich als Dezimalstunden
Summenzeile: Gesamtstunden, gearbeitete Tage
Bei Papierformularen gegebenenfalls Unterschriften zur Bestätigung
Freie Notizspalte für Urlaub, Krankheit, Feiertag, Schulung

Nicht jede Angabe ist in jedem Fall gesetzlich vorgeschrieben. Beginn, Ende und Dauer sollten sich aber nachvollziehen lassen. Die Vorlage im Generator enthält zusätzliche Felder für die eigene Kontrolle und mögliche Lohnabrechnungen.

Papier oder digital?

Arbeitszeiten können grundsätzlich auf Papier oder digital erfasst werden. Ein Papierblatt braucht eine klare Ablage und verlässliche Einträge. Digitale Systeme können Summen bilden und Daten exportieren. Der Generator bietet eine druckbare Vorlage und eine CSV-Datei. Ein direkter Import in DATEV oder andere Lohnsoftware ist nicht garantiert; das erforderliche Format muss geprüft werden.

Wer trägt die Verantwortung für die Richtigkeit?

Für die Einrichtung eines Erfassungssystems ist der Arbeitgeber verantwortlich. Die tatsächlichen Zeiten sollten zeitnah und korrekt eingetragen werden. Eine Unterschrift kann bei Papierformularen die Abstimmung erleichtern, ist aber nicht allgemein vorgeschrieben. Abweichungen sollten beide Seiten früh klären.

Pausen und ArbZG auf dem Zettel prüfen

Bei mehr als 6 Stunden Arbeit sind grundsätzlich mindestens 30 Minuten Ruhepause nötig, bei mehr als 9 Stunden mindestens 45 Minuten. Einzelne Pausenabschnitte müssen mindestens 15 Minuten dauern. Der Generator prüft die gesamte eingetragene Pausendauer pro Tag. Ob einzelne Abschnitte lang genug waren und rechtzeitig begannen, müssen Sie selbst prüfen. Weitere Beispiele finden Sie unter Pausen nach dem ArbZG und Arbeitszeit berechnen.

Stundenzettel für Minijob und Werkstudent

Stundenaufzeichnungen helfen, den Verdienst im Minijob mit der Grenze von 603 € im Jahr 2026 abzugleichen. Der Minijob-Stundenrechner zeigt ein rechnerisches Budget. Bei Werkstudenten können Zeiten aus mehreren Jobs relevant sein; der Werkstudent-Stundenrechner addiert sie, ohne den Versicherungsstatus zu bestimmen.

So füllen Sie den Stundenzettel richtig aus

Tragen Sie Zeiten möglichst am selben Tag ein und prüfen Sie die Monatssumme.

Tragen Sie Name, Personalnummer, Firma und Zeitraum ein. Ohne Zeitraum lässt sich der Zettel später schwer zuordnen.
Notieren Sie Beginn und Ende möglichst direkt nach der Schicht, solange Sie die Zeiten noch genau wissen.
Geben Sie die Pausendauer in Minuten an. Verlangt Ihr Betrieb Beginn und Ende jeder Pause, halten Sie diese ebenfalls fest. Echte Ruhepausen werden von der Arbeitszeit abgezogen (siehe Pausenrechner).
Im Generator gehört eine Schicht von 22:00 bis 06:00 in die Zeile des Starttags. Notieren Sie das Enddatum dazu. Übernehmen Sie für die betriebliche Abrechnung die dort geltende Zuordnung.
Kennzeichnen Sie Urlaub, Krankheit und Feiertage als Abwesenheiten, damit sie von tatsächlich geleisteter Arbeit zu unterscheiden sind.
Prüfen Sie die Summe selbst oder mit dem Generator. Falls Ihr Betrieb eine Unterschrift oder Bestätigung verlangt, holen Sie diese anschließend ein.

Bei elektronischer Erfassung kann ein regelmäßiger Export für die eigene Kontrolle hilfreich sein. Eine monatliche Bestätigung ist nicht allgemein vorgeschrieben.

Häufige Fragen

Ist ein Stundenzettel gesetzlich vorgeschrieben?

Nicht zwingend als Papierformular. Arbeitgeber müssen ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einrichten. Ein Stundenzettel ist eine mögliche Form; digitale Systeme können ebenfalls geeignet sein.

Was muss auf einem Stundenzettel stehen?

Für die tägliche Erfassung sind insbesondere Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit wichtig. Name, Datum und Pausen helfen bei der Zuordnung und Prüfung. Summen, Notizen und Unterschriften können sinnvoll sein, sind aber nicht für jeden Betrieb gesetzliche Pflichtfelder.

Wer muss den Stundenzettel unterschreiben?

Eine allgemeine Pflicht zur Doppelunterschrift gibt es nicht. Eine Bestätigung kann bei handschriftlichen Aufzeichnungen hilfreich sein; entscheidend bleibt, dass die Zeiten verlässlich erfasst werden.

Darf der Stundenzettel digital sein?

Ja. Die Erfassung kann grundsätzlich digital oder auf Papier erfolgen. Das gewählte System muss die Arbeitszeit verlässlich und nachvollziehbar festhalten.

Wie lange müssen Stundenzettel aufbewahrt werden?

Die Aufbewahrungsfrist hängt von der jeweiligen gesetzlichen Grundlage und der Art der Unterlagen ab. Für bestimmte Arbeitszeitaufzeichnungen gelten zwei Jahre; für Lohnunterlagen können andere Fristen maßgeblich sein. Prüfen Sie die Vorgaben für Ihren Betrieb.

Stundenzettel und Zeiterfassung: Was muss draufstehen?